Dosare cu caracter permanent si cele aflate in termenul de pastrare :

  --indepartarea acelor, clemelor, agrafelor si a filelor nescrise

  --constituirea dosarelor se va face astfel incat sa fie permisa citirea completa a

textului ; un dosar putand avea doar o fila sau mai multe, pana la maximum 

250-300 file, in cazul depasirii acestui numar, se vor constitui mai multe volume ale

aceluias dosar.

  --documentele din fiecare dosar se leaga in coperte de carton, in asa fel incat sa se asigure citirea completa a textului, datelor si rezolutiilor

  --filele fiecarui dosar se numeroteaza in coltul din dreapta sus , cu creion negru ; in cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numeroteaza incepand cu numarul 1 pentru fiecare volum

  --pe coperta dosarului se va lipi eticheta cu urmatorul inscris:

-denumirea unitatii creatoare

-indicativul din nomenclator

-continutul pe scurt al dosarului

-datele de inceput si de sfarsit

-numarul de file

-volumul

-termenul de pastrare

-numarul dosarului din inventar si  anul

   --pe o foaie nescrisa, adaugata la sfarsitul dosarului sau pe prima pagina nescrisa a registrelor si condicilor se va face certificarea : ‘’Prezentul dosar ( registru, condica)contine .........file’’ in cifre si intre paranteze , in litere, dupa care se semneaza si se trece data certificarii

   --pe cotorul dosarului se va scrie :  numarul de inventar [ cu marker rosu ], anul, continutul dosarului pe scurt [cu marker negru]

           --asigurarea materialelor specifice: coperti din carton , coli, etichete, sfoara, adezivi,marker-e,pixuri, creioane,instrumente de gaurire si coasere,etc.