Arhivarea fizica consta in prelucrarea  documentelor si intocmirea instrumentelor de  evidenta in vederea gestionarii si folosirii eficiente  a acestora. Principalele etape ale arhivarii fizice pe care le efectuăm conform prevederilor Legii Arhivelor  Nationale nr. 16/1996 sunt:
- intocmirea nomenclatorului arhivistic
- fondarea (determinarea apartentei la  fond a documentelor provenite de la unul sau mai multi creatori
- ordonarea documentelor (gruparea materialului documentar conform schemei organizatorice si termenelor de pastrare a documentelor)
- constituirea si numerotarea filelor unitatilor arhivistice
- inventarierea documentelor (inregistrarea tuturor unitatilor arhivistice constituite, pe ani  si termene de pastrare)
- selectionarea documentelor (stabilirea valorii stiintifice si practice a documentelor in  scopul eliminarii celor nefolositoare).