Procesul de digitalizare este un proces complex care implica manevrarea fizica a documentelor fiind continuata de digitalizarea lor, pagina cu pagina. Indexarea fisierelor si arhivarea lor virtuala incheie procesul de digitalizare. 
Scopul principal intr-o arhiva electronica este gasirea rapida a documentului de catre creatorul de documente sau administratorul arhivei.
In procesul de arhivare electronica documentele parcurg cateva etape similare cu arhivarea fizica.